Une Cellule congrès-formation au fonctionnement agile
Forte de plus de 30 ans d’expérience, la Cellule congrès-formation de l’Université de Strasbourg coordonne l’organisation d’une trentaine de congrès et formations par an, rassemblant plus de 5 000 participants. Rencontre avec sa responsable, Caroline Jaclot.
Comment est née la Cellule congrès-formation ?
À l’origine de la cellule, il y a une personne : Christine Guibert. En 1987, cette dernière a été chargée par son directeur d’organiser un congrès de géophysique accueillant 2 000 participants. Suite à cette expérience, Christine Guibert attrape le virus
et défend la création d’un service dédié auprès de Gilbert Laustriat, président de l’époque. L’objectif principal avancé est le rayonnement de l’université, mais aussi le gain de temps. Un des arguments dans la demande de création énonce : Il est dommage que les enseignants gaspillent du temps à des tâches d’organisation et que chacun réinvente le process
.
Aujourd’hui, la Cellule congrès-formation est composée de quatre personnes et est pleinement intégrée aux activités du Service formation continue (SFC)
Le projet est accepté et la cellule créée en 1989. Rattachée au Département d'éducation permanente de l'Université Louis-Pasteur (Depulp), elle se doit de s’autofinancer. Un autre argument stipulait : Il n’y a pas de différence fondamentale entre un congrès et une action de formation continue
. C’est ce qui fait aujourd’hui encore notre force. Aujourd’hui, la Cellule congrès-formation est composée de quatre personnes et est pleinement intégrée aux activités du Service formation continue (SFC).
Comment fonctionne la cellule ?
À sa création, c’est surtout le bouche à oreille qui a participé à sa notoriété. Aujourd’hui, cette dernière est soutenue par la direction de l’université et sa promotion est assurée par le pôle Marketing du SFC. Disposant d’une régie propre, la cellule est en capacité de réaliser des avances de fonds, ce qui représente un réel avantage pour les organisateurs.
80 % des clients sont des collaborateurs de l’Unistra et du CNRS
Les attestations de participation délivrées par la cellule aux participants sont équivalentes à celles délivrées en fin de formation. 80 % des clients de la cellule congrès-formation sont des collaborateurs de l’Unistra et du CNRS. Des sociétés savantes externes, des entreprises publiques ou privées et des établissements de santé représentent le reste de la clientèle.
Comment sont construits les projets ?
La cellule congrès accompagne de façon personnalisée chacun de ses clients. Dans un premier temps, il est nécessaire de prendre en compte les besoins et le budget, afin d’apporter les meilleurs conseils. Les clients de la cellule congrès-formation sont souvent des chercheurs qui se concentrent avant toute chose sur l’aspect scientifique de l’événement à organiser plutôt que sur l’aspect logistique. C’est là qu’intervient l’expertise de l’équipe de la Cellule congrès-formation de l’Université de Strasbourg. Cette dernière se charge de la gestion logistique de l’événement afin de permettre aux organisateurs de se concentrer sur l’essentiel. Du paramétrage de la plateforme dédiée aux inscriptions, à la transmission du bilan de l’événement en passant par la proposition de lieux adaptés, la cellule propose un large panel de prestations (sorties, visites, gestion des transports, réservations des hôtels…) répondant aux besoins de chacun.
Quel est le retour de vos clients ?
Le taux de satisfaction exprimé par les organisateurs est de 90 %
Après chaque congrès-formation, une enquête est réalisée. En 2023, le taux de satisfaction exprimé par les organisateurs est de 90 % ; 88 % d’entre eux recommandent la cellule congrès-formation. Cette même année, les participants ont exprimé un taux de satisfaction de 98 % et un taux d’acquisition des compétences de 84 %. Chaque événement est unique et savoir répondre aux besoins de chaque client est ce qui motive l’équipe de la cellule congrès-formation au quotidien. Aujourd'hui, la tendance est à la demande de services de dernière minute, un phénomène hérité de la période de la Covid. Afin d’apporter un service de qualité et des opportunités tout au long de l’année, la cellule a mis en place une tarification différenciée, haute (d'avril à octobre) et basse saison.
La cellule congrès-formation en chiffres
- Création en 1989
- Accueil de 5 000 participants par an
- Une équipe de 4 personnes
- Organisation de 15 à 30 congrès-formation par an
- Chiffre d’affaires : 1,051 millions d'euros (2022) ; 1,138 millions d'euros (2023)
- Tarification des prestations : entre 170 000 € et 180 000 € par an
- Plus d'informations sur la cellule congrès-formation
Catégories
Catégories associées à l'article :Mots-clés
Mots-clés associés à l'article :