Savoir(s)

Ce nouveau schéma directeur est-il dans la continuité des deux précédents ?

François Gauer : Il est totalement dans la continuité des précédents et est aujourd’hui en phase avec la maturité numérique de l’établissement. En plus d’être un document officiel, c’est surtout une feuille de route évolutive en cohérence avec la vie des équipes de l’université et la manière dont elles se sont approprié le numérique et ses outils.  Son ambition est de capitaliser sur les apports des SDN 1 et 2 pour accompagner en profondeur la transformation numérique et digitale de l’établissement, au travers de nouveau enjeux et valeurs aux services des missions de l’université.

Emmanuelle Hautin : Le SDN 1 a eu pour objectifs de recenser l’ensemble des projets numériques, de faire un état des lieux des projets, des ressources humaines et financières. Le SDN 2 a permis de montrer que le numérique n’était pas seulement une boîte à outils, mais des ressources au services des missions de l’établissement et de l’ensemble de la communauté. Parmi les grands projets du dernier schéma, on peut citer par exemple la mise en place d’outils collaboratifs comme Ernest, Rocket.Chat ou BBB, la création du datacenter et des services d’infrastructures ou la mise en route de l’application Amétys, qui porte l’ensemble de l’offre de formation de l’université. Ce nouveau schéma se concentre sur certains enjeux forts du numérique qui concernent toute la communauté.

Quels en sont les enjeux ?

F. G. : Nous en avons déterminé quatre. Le premier, c’est la donnée. C’est le principe premier d’une université et c’est aussi le bien le plus précieux, que ce soit des données issues du séquençage d’ADN, d’une station sismique, de la numérisation d’objet ou relatives à la construction d’enseignements. La création de ces données concerne pratiquement tous les métiers. À nous d’en assurer le stockage, l’analyse, la valorisation et, bien sûr, la sécurité.

Le deuxième enjeu concerne l’accélération de la transformation digitale de l’établissement dans toutes ses missions et l’accompagnement à la dématérialisation des documents. Comment nous changeons nos manières de travailler avec l’arrivée des nouvelles technologies ? Il s’agit notamment d’accompagner la transition numérique de l’ensemble des processus administratifs.

Le troisième enjeu consiste à renforcer le rôle et la visibilité de l’Université de Strasbourg dans les politiques numériques locales, territoriales et nationales, ceci à l’échelle du site Alsace mais aussi à une échelle régionale et nationale.

E. H : Nous échangeons et mutualisons déjà de nombreux applicatifs avec d’autres établissements. Tout le monde se rend compte que l’on a tous à y gagner. Le numérique s’étend et se complexifie ; il est impossible de développer en interne toutes les compétences. Nous devons donc compter sur les forces et les capacités des autres établissements de l’ESR. Le projet Pégase, une solution logicielle pour la gestion de la formation et de la scolarité, en cours de développement entre plusieurs universités, en est un bon exemple.

F. G : Le dernier enjeu concerne le développement d’une politique ambitieuse mais soutenable du déploiement des applications et des infrastructures numériques. En d’autres termes, il s’agit de gérer de manière cohérente l’ensemble du système d’information de l’université, l’ensemble des logiciels utilisés par la communauté et de maintenir des infrastructures de qualité. À noter que la maintenance de notre système d’information représente une charge d’environ 80 % de nos capacités disponibles. Restent 20 %, dédiés au développement de nouveaux projets.

Quelles valeurs y sont associées ?

F.G. : Ces quatre enjeux sont en phase avec la stratégie de l’établissement, les grands axes du contrat quinquennal et le document d’orientation stratégique. Nous avons également souhaité réaffirmer des valeurs chères à l’université et à la société, dont les projets numériques devront tenir compte : la protection des données et du système d’information ; l’efficience et la cohérence, la cohésion humaine et l’accompagnement des personnels ; le développement durable, ainsi que notre responsabilité sociétale et financière. Ce nouveau schéma directeur s’est construit avec un lien fort avec le Schéma directeur de la qualité et de l’amélioration continue, et se déploiera aussi en lien avec le Schéma directeur des ressources humaines, celui du handicap et celui de la vie étudiante.

Quelles sont les principales nouveautés de ce schéma ?

Carole Lecourt : Depuis le mois de janvier, la remontée des besoins se fait via une entrée unique, sous la forme d’un formulaire en ligne (voir encadré). Il est demandé au commanditaire d’exprimer ses besoins et de détailler en quoi ils répondent aux valeurs exprimées dans le schéma directeur. Une réunion s’ensuit pour déterminer la manière dont le projet s’inscrit dans les enjeux du schéma. C’est ensuite un comité qui valide ou non le traitement du sujet. Nous n’attendons pas des collègues qu’ils aient pensé à l’ensemble des impacts, c’est à nous de les accompagner dans la maturation du projet et dans son inscription dans la stratégie numérique de l’établissement. Nous analysons le potentiel du projet ensemble. Avoir une feuille de route à cinq ans n’est plus pertinent face à l‘évolution du numérique, nous disposons aujourd’hui d’un portefeuille de projets évolutif qui sera affiché dans un espace Ernest dédié.

E.H : On ne peut pas penser un projet numérique indépendamment de l’existant et d’un besoin transversal. Notre ambition est d’assurer la cohérence de l’architecture de notre Système d’information au service des besoins de la communauté.

F.G. : La gouvernance du projet a également été repensée, pour être plus simple et plus directe. Le Comité d’orientation stratégique du numérique (COS) disparait et le Comité de suivi des projets numériques (CSPN) devient le Comité stratégie et projets numériques (CSPN). C’est un lieu central de coordination, constitué de la DGS, du VP numérique et de la Direction du numérique (Dnum) qui prend des décisions dans la limite de sa légitimité. Il s’élargit en cas de besoin à d’autres VP ou chefs des services, mais pour certains projets transversaux, c’est par exemple le conseil de présidence qui sera directement sollicité.

E.H : Nous avons conscience qu’il reste un point à améliorer dans notre SDN, c’est la planification des projets. Celle-ci permettra de mieux faire connaitre la feuille de route de la Dnum sur l’année, de donner des perspectives réalistes aux commanditaires (à quelle échéance peuvent-ils espérer voir leur projet pris en charge) et de mieux répartir la charge de travail au niveau des équipes.