Savoir(s)

Comment est née l’idée de rédiger un Schéma directeur de la démarche qualité et de l’amélioration continue ?

François Gauer : L’idée est apparue comme une évidence lors du travail d’auto-évaluation entrepris par l’établissement dans le cadre de la procédure d’évaluation par le Haut conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (Hcéres). À l’automne 2021, un groupe de travail a été constitué pour répertorier et analyser les actions menées au sein de l’établissement dans le domaine de la qualité. Sa conclusion était qu’il y avait une multitude d’initiatives isolées émanant de collègues, de services et de composantes. En parallèle, existaient des démarches promues par l’établissement, auxquelles les structures adhéraient sur la base du volontariat, comme la labellisation Marianne. L’université ayant eu la sage intuition de créer auparavant la Direction du pilotage et de l'amélioration continue (Dpac) et une vice-présidence en charge de la qualité, tous les éléments étaient réunis pour formaliser et coordonner ces démarches dans un schéma directeur.

Jean-Emmanuel Rudio : Nous avons souhaité battre le fer tant qu’il est chaud : nous avons prolongé la mission du groupe de travail pour qu’il s’attelle à la rédaction du schéma directeur. Composé de représentants politiques, de la Direction générale des services, de composantes, d’enseignants-chercheurs et de Biatss, ce groupe a tenu compte des sensibilités et des points de vue de chacun. Le document final en est le reflet.

Quels sont les objectifs ?

F. G. : Le maître mot de la démarche est d’améliorer la performance de l’établissement, pour la satisfaction de tous. Cette phrase résume bien notre double ambition : que tous les membres de la communauté universitaire soient impliqués et que toutes les missions de l’université gagnent en efficacité.
Le schéma est structuré autour de quatre axes : en premier lieu, l’appropriation par tous d’une culture commune de la qualité. Ensuite, le travail sur des grands chantiers qui impactent l’ensemble de l’établissement. En troisième lieu, un travail de dématérialisation et de simplification des procédures. Enfin, dernier axe, contribuer au pilotage de l’établissement.

Acquérir un état d’esprit propice à la qualité et l’amélioration continue

J.-E. R. : L’enjeu est que toute la communauté universitaire acquière un état d’esprit propice à la qualité et à l’amélioration continue. Pour qu’une démarche de ce type réussisse, elle ne peut pas être imposée d’en haut : il faut que tout le monde soit à la manœuvre et s’en saisisse. Le schéma directeur propose un cadre pour accueillir toutes les initiatives venant du terrain. Il n’a pas pour vocation de remplacer les actions préexistantes mais de les coordonner.

Comment va-t-il être mis en place ?

J.-E. R. : Notre souhait est de fonctionner en trois temps : tout d’abord, faire adhérer l’ensemble des acteurs grâce à des actions de sensibilisation ; ensuite, favoriser les partages d’expériences, grâce au développement d’un réseau métier ; enfin proposer un plan de formation ouvert à tous. Ce dernier est en cours d’élaboration et devrait être finalisé pour la rentrée de septembre 2023. L’idée est d’avoir un parcours progressif d’une dizaine de modules de formation d’un à deux jours, que les collègues pourront suivre à leur rythme pour gagner en compétences. La Dpac sera présente en appui, pour jouer un rôle de soutien et d’accompagnement.

Notre approche est centrée sur les processus

F. G. : En matière d’amélioration continue, notre approche est centrée sur les processus. Ses différentes étapes sont de décrire les processus, de les analyser, pour enfin les améliorer. Ces termes fondamentaux sont les mêmes qu’on retrouve dans toute démarche scientifique, preuve que les notions de qualité et de performance sont intrinsèques à tout établissement d’enseignement supérieur. Il est important de bien comprendre les processus, pour interroger leur pertinence et proposer des pistes d’amélioration.

Comment sera-t-il évalué ?

J.-E. R. : Un comité d’orientation a été créé, dont la majorité des membres sont issus du groupe de travail qui a participé à la rédaction du document. Ce sont des collègues d’horizons et de statuts différents qui peuvent rapporter ce qui se passe sur le terrain, faire des retours sur l’application du schéma directeur. Par ailleurs, nous allons observer l’appropriation du schéma par la communauté grâce à différents indicateurs, centrés dans un premier temps sur la diffusion de la culture qualité au sein de l’établissement.