Savoir(s)

Le bureau de Carmen Bertrand occupe une place centrale au sein de sa faculté : partagé avec la responsable administrative, il jouxte celui du doyen et ceux de l’équipe de gestionnaires qu’elle encadre. Bien que situé à cet emplacement stratégique, Carmen Bertrand n’y passe qu’une partie de son temps : Je suis en permanence dans les bureaux de mes collègues, en appui, en coordination. C’est important d’être à leur écoute, eux qui sont au contact direct des étudiants, explique-t-elle. 

700 étudiants en Licence 1, 24 groupes de TD et un choix de 17 spécialités sportives

À la Faculté des sciences du sport, les chiffres témoignent de la complexité de l'organisation à mettre en place : les étudiants sont 700 rien qu’en première année de licence, répartis en 24 groupes de TD et ont le choix parmi 17 spécialités sportives (sports collectifs, sports individuels, sports de combat, etc.). 60 enseignants et enseignants-chercheurs et 350 vacataires leur délivrent les cours, TD et TP et les encadrent pour leurs pratiques sportives. Les effectifs étudiants ont connu une nette augmentation depuis 2018, ce qui a conduit à muscler l’équipe de scolarité, passée de huit à onze personnes.

Le casse-tête des emplois du temps

Le principal défi qui préoccupe Carmen Bertrand concerne l’organisation des emplois du temps. Les deux points critiques sont la réservation des grands amphis et l’accès aux installations sportives. Nous disposons d’infrastructures à l’université, mais pas suffisamment. Nous devons recourir aux installations sportives de l’Eurométropole mais nous sommes en concurrence avec tous les établissements scolaires ! Un membre de son équipe est en charge de la réservation de ces installations et leur optimisation. Nous avons très peu de marges de manœuvres, aussi nous cherchons à en avoir le meilleur usage. Nous sommes également en lien très étroit avec le responsable financier de la faculté car louer ces équipements a un coût, nous devons faire attention à l’argent public !

C’est vraiment sportif d’être étudiant en Staps !, note Carmen Bertrand. Dans la même journée, nos étudiants peuvent enchaîner un cours en amphi à l’Esplanade puis une séance de natation à la Kibitzenau et se rendre au Creps à Koenigshoffen pour un autre sport… Si un cours est annulé, nous devons immédiatement les prévenir pour leur éviter des déplacements inutiles. Nous cherchons aussi à leur laisser suffisamment de temps pour manger le midi et faisons en sorte que leurs journées ne se terminent pas trop tard, car ils ont très souvent des entraînements en club en plus de leurs études !

« On suit toujours le même calendrier universitaire, mais toutes les années sont différentes ! »

Pour gérer cette mécanique millimétrée, Carmen Bertrand et ses équipes peuvent s’appuyer sur des outils en constante évolution. Sa faculté est régulièrement sollicitée pour être composante-pilote dans l’adoption de nouvelles applications informatiques, comme récemment avec Esup Stage pour les conventions de stages. Pour parer à toute éventualité, Carmen Bertrand mise également sur la polyvalence de ses équipes : Les gestionnaires de scolarité sont répartis par bureau en fonction des niveaux (Licence, Master, formation pro) mais savent tout faire de A à Z. Cela facilite leur autonomie et leur entraide. Nous avons aussi instauré un fonctionnement par binôme pour éviter tout problème en cas d’absence.

De l’hôtellerie à la scolarité

Lorsque j’ai intégré la faculté en tant que gestionnaire de scolarité, en 2014, je pensais que ce métier serait très administratif alors qu’en fait c’est un monde passionnant dans lequel il faut avoir le sens de l’accueil et de l’écoute !, retrace celle qui travaillait auparavant dans un service séminaire-congrès dans l’hôtellerie en Espagne, son pays d’origine. Pour exercer mon métier, il faut faire preuve de psychologie, de diplomatie, savoir communiquer, coordonner pour que tout le monde avance à la même vitesse. On suit toujours le même calendrier universitaire, mais toutes les années sont différentes ! Il faut anticiper, planifier, pour que tout se déroule au mieux.

Le travail en équipe est au cœur de son rôle de coordination : Quand on dirige la scolarité, on est en interaction constante avec la responsable administrative, le doyen, la Direction des études et de la scolarité au niveau central, les gestionnaires… nous sommes tous liés !  Un travail qui ne serait pas possible sans l’implication de ses collègues, qu’elle tient à souligner : Tous les membres de mon équipe font un travail exigeant, de haut niveau. J’ai la chance d’avoir cette équipe formidable !